1.비상주사무실이란?
비상주 사무실은 사업자등록을 하거나 주소지 이전을 할 때 임대차계약서 첨부를 요구하기 때문에 저비용으로 임대차계약서를 작성하는 수단입니다. 주소만 제공하기 때문에 실제로 해당 공간에서 업무를 볼 수 없지만, 사업자등록 주소지 용도로 사용하는 것이 바로 비상주 사무실의 사용 목적입니다.
홈택스나 세무서에서 사업자등록을 하기 위해서는 임대차계약서를 첨부해야 합니다. 물론 거주하는 집 주소로도 등록이 가능하지만(월세인 경우 집주인에게 전대차 동의서 받기) 동거인이 이미 집 주소로 사업자등록을 했거나 또는 가정집 주소를 사업상 주소로 노출하고 싶지 않거나 가정 집 주소는 고객에게 신뢰도가 떨어진다고 생각하시는 경우 임대차계약서 등록으로 명시가 가능한 사무실이 필요합니다.
초기 사업 단계에서 사무실이 딱히 필요없는 개인 사업자나(구매대행, 쇼핑몰 통신판매업, 소프트웨어 개발, 컨설팅 등) 법인 사업자(도매업, 소매업, 부동산 컨설팅, 임대업, 개발, 경영 컨설팅 등)는 초기 소자본 상태에서 무리하게 사무실 임대를 할 필요가 없기 때문에 비상주 사무실 서비스를 이용하면 정식 사무실 임대를 하지 않고도 저비용으로 임대차계약서 확보로 사업자등록을 하실 수 있습니다.
보통 규모가 어느 정도 있는 공유오피스는 호실당 사업자등록이 같이 되는 대신 가격대가 있는 편입니다. 하지만 개인이 운영하는 작은 소호 사무실의 경우 사업자등록이 안되는 경우가 많습니다. 이런 경우에도 사업자등록은 비상주사무실로 별도로 계약하시고, 사업자등록이 안되는 저렴한 개인 소호사무실에서 실제 업무를 보는 방식에서도 비용 관리 관점에서 활용 가능합니다.
2.비상주 사무실 가격
비상주 사무실은 보통 6개월, 12개월, 24개월 등 여러 개월로 계약을 하고, 일시불로 선불 결제가 대부분입니다.
가격은 저렴한 곳은 월 2만원대부터 월 10만원대까지 다양합니다. 예를 들어 월 5만원이 요금이라면, 12개월 계약시 5만원 X 12개월로 60만원에 부가세 10%를 더해서 66만원을 일시불로 결제하게 됩니다. 업체마다 다르지만 보증금 개념의 예치금도 10 ~ 20만원을 선납하는 경우가 있습니다. 예치금은 계약이 종료되면 돌려받게 됩니다.
개인 사업자가 가장 저렴하고 법인 사업자는 몇 만원 정도 더 비쌉니다. 계약 기간이 늘어날수록 할인률이 커집니다.
3.비상주 사무실 개인사업자 등록 사전 조사
먼저 원하는 지도 서비스(ex 네이버 지도)에서 비상주 사무실 + 지역명을 검색에 입력하시고, 목표 지역의 근처 비상주 사무실 업체 홈페이지를 살펴보시고, 가격이 안나온 곳은 전화를 돌려서 필수 정보를 수집합니다.
본인의 사업자등록 업종을 말해서 등록 가능 유무를 확인합니다. 등록 가능한 업종이라면, 계약 기간별 월 가격, 예치금(보증금) 같은 기본 정보를 물어봐서 정보를 수집합니다. 신규로 사업자등록을 해야 되는 상황인지, 혹은 기존 사업자등록이 있지만, 주소만 옮겨야 하는 상황인지도 설명해서 가능한지 미리 체크를 합니다.
우편물 서비스가 필요하다면, 가능한지 또한 미리 물어봅니다. 보통 우편 보관은 기본으로 들어가지만, 우편 보내기 서비스는 별도 요금을 지불하는 경우가 많습니다.
비상주 사무실은 일반 상주 공유오피스의 월결제와 달리 몇 개월치를 선불로 내기 때문에 공급자가 계약기간내에 영업을 종료할 경우 돈도 돌려받지 못하고, 비상주 주소 서비스도 해지될 수 있는 리스크가 있습니다.
그래서 가격이 저렴하다고 무작정 하지 마시고, 상주 공유오피스도 같이 운영하거나, 시설이 꽤 괜찮아서 적어도 내가 사용할 계약기간 내에는 영업을 계속 할 것 같은 업체에 계약하시는 것이 나중에 귀찮은 일이 덜 생깁니다.
또한, 법인 사업자의 경우 허가가 필요한 업종의 경우 세무서에서 사무실 실사를 나오기 때문에 상주 서비스에 공유오피스 공급자가 자리 확인을 시켜줘야 하는 경우가 있기 미리 전화를 물어보실 때 세무서에서 실사가 나오면 대처가 가능한지 여쭤보시면 됩니다.
온라인 쇼핑몰 사업자와 달리 부동산 법인 같은 특수 업종의 경우 과밀억제권역 등에 법인 주소를 등록하시면 취득세를 높게 내야 하기 때문에 법인이나 제조업의 경우 업종에 따라 입주가 가능한지 미리 체크해보셔야 합니다.
지불한 선불 임대료에 대한 세금계산서 발행도 가능한지 물어보고, 부가세 환급 및 임대료 비용 처리도 가능합니다.
계약서에 ‘공급자가 영업기간내 계약을 종료하게 될 경우 잔여기간에 대해 환불을 해준다.’는 특약사항을 추가해달라고 하시는 것이 좋습니다. 선불 계약이라 지불자가 불리하기 때문에 물론 소액이라 못받을 수도 있겠지만 적어도 서면상으로는 기록을 해두시는 것이 좋습니다.
비상주 사무실 운영 공급자가 사무실을 직접 인수한 상태인지 또는 빌려서 임차한 상태로 재임대 사업을 하는지 확인(전대차계약) 유무는 어차피 업주가 계약 기간내에 사업을 종료해버리면 큰 차이는 없습니다.
그것보다는 사업의 존속 가능성이 더 중요합니다. 그래도 전대차 유무가 궁금하시다면, 네이버 지도 등에 해당 호실이 모두 나온 경우 해당 주소로 등본(인터넷 등기소 700원)을 때봐서 업주의 사업명과 일치하는지 확인이 가능합니다.
4.비상주 사무실 등록 절차
원하는 곳을 찾으셨으면, 온라인에서 거래도 가능합니다. 온라인으로 거래를 하신다면, 이름, 주민등록번호(사업자가 있는 경우 사업자번호 또는 사업자등록증 첨부 같이), 연락처, 주소, 이메일 주소(세금계산서 및 임대차계약서 전달), 원하는 계약기간 등 업체가 말하는 정보를 보내줘야합니다.
보통 부가세 및 예치금 포함해서 금액을 입금을 선불로 하면, 보내준 개인정보를 통한 계약서가 메일로 옵니다.
세무사 실사시 대처, 우편물 서비스, 업종 입주 가능 유무도 미리 체크하시고, 계약기간내 공급자 사업 종료시 환불 등도 계약서에 특약사항으로 첨부하시면 좋습니다.
실사로 방문해서 계약을 할 경우 시설을 미리 확인할 수 있다는 장점이 있습니다. 예를 무인으로 여러 사무실을 운영하면서 열악한 시설에 관리자도 상주하지 않는 곳은 언제 업체가 사라질지 모르므로 등록을 거를 수 있습니다.
사업자등록이 이미 있는 상태라면 기존 사업자등록증과 신분증을 가져가야합니다. 바로 입금을 해줘야하는 경우 금융 거래도 모바일로 할 수 있도록 준비해갑니다.
목표 업종 등록 가능 유무, 업종에 따른 과밀억제권역 해당 유무, 세무서 실사(부동산 법인 같은 해당 업종) 나올 경우 대처 가능 유무, 우편물 서비스 추가 비용, 임대료에 대한 세금계산서 발급 유무 등 궁금한 점을 물어보시고, 공급자의 영업 기간내의 계약 종료시 잔여기간에 따른 환불 등도 특약사항으로 계약서에 넣어달라고 하면 좋습니다.
합의한 내용으로 가격, 예치금, 약정기간 등으로 최종 입금할 금액을 확인하시면 업주가 계약서 두 개를 인쇄해옵니다. 계약 사항 및 특약사항을 잘 읽어보시고 모르는 것은 질문을 해서 해결을 해야 합니다.
확인이 모두 되었다면, 두 장의 계약서에 똑같이 신상정보를 작성합니다. 이름, 주민등록번호, 주소, 전화번호, 이메일 주소, 사업자번호(기존 사업자가 있는 경우), 서명 등을 진행합니다.
계약서를 작성하면, 업주는 고객의 사업자등록증 또는 주민등록증과 일치하는지 확인을 합니다.
반대로 고객도 업주의 개인정보를 계약서를 보고 확인해야 합니다. 비상주 사무실을 제공하는 공급자의 이름, 사업자번호(법인 번호) 등이 적혀있습니다. 비상주 사무실 공급자가 자신의 사업자등록증 및 통장 사본을 주면, 그걸 보고, 계약서와 일치하는지 확인을 합니다.
계약서를 작성하셨으면, 이제 입금을 합니다. 이 때 업주가 제공하는 통장사본에 나온 계좌번호가 계약서와 일치하는지 보시고, 그곳으로 입금을 하셔서 업주가 확인을 하면 등록이 끝나게 됩니다.
5.비상주 사무실로 사업자 등록
입금을 완료 하시면, 곧바로 계약서를 임대차계약서처럼 사용해서 홈택스나 세무서에 가셔서 사업자등록 또는 주소지 이전 등록이 가능합니다.
주소지를 입력하실 때 계약서에 나온 호실을 그대로 등록해야합니다. 보통 비상주 사무실은 정식 상주 호실이 아니기 때문에 101-11호 같은 더 세부적인 호실로 표기되는 경우가 있습니다.
사업자등록은 며칠이 걸릴 수 있고, 주소지 이전은 몇 시간이면 바로 이전이 됩니다. 부동산 법인 같은 특수 업종은 세무사 실사가 나오기 때문에 계약전에 미리 실사에 대한 대처가 가능한지 물어보시는 것이 좋고, 이상한 비상주 사무실은 주소지를 변경하라고 세무서에서 연락이 올 수 있기 때문에 너무 가격에 집중하지 마시고, 정상적인 비상주 사무실로 사업자등록이 가능한 업체 탐색을 추천합니다.
임대차계약서를 홈택스 등에 첨부 할 때 몇 평인지 임대한 평수를 적어야 하기 때문에 계약서에 사용 가능 평수가 명시되지 않은 경우 업주에게 물어보시거나 기본적으로 비상주 사무실은 1.1 제곱미터를 주로 사용합니다.
6.비상주 사무실 계약 종료 및 갱신
일반 공유오피스와 달리 선불이기 때문에 계약 기간이 종료되면 자동으로 계약이 종료되는 경우가 많습니다.
보통 종료 1 ~ 2주 전에 메일이 와서 갱신 유무를 결정하게 되며, 갱신을 선택하시는 경우 입금 후 임대차계약서를 다시 작성해서 또 약정기간 동안 이용이 가능하게 됩니다.